作为一个企业主, 跟踪你的库存和订购供应品和可销售的商品可能不是你最喜欢的任务, 但这对你们公司的成功是必不可少的. 采购订单对于管理良好的采购流程至关重要, 它们可以用来获得经济上的成功.
这篇文章将指出:
- 什么是采购订单
- 采购订单中必须包括什么
- 采购订单和发票之间的区别
什么是采购订单
采购订单(PO)是由买方创建并提交给卖方的具有法律约束力的文件. 就像电子商务网站上的“购物车”一样, 采购订单本质上是你想买的东西的清单. 它列出了订单细节, 包括买方所需产品的数量和类型, 以及付款条件和交货细节.
采购申请单和采购订单的区别在于，后者是买方和卖方之间的合同. 通过提交订单, 买方承诺以约定的金额购买商品或服务. 因为订单是在买方收到账单之前填写的, 订购单为卖方提供了不付款的保险.
采购订单是如何工作的?
采购订单通常用于订购大量货物的企业. 例如, 宠物店可能需要从供应商那里购买几种狗粮, 每种食物都要多买几袋. 以下是宠物店主购买所需物品的订单流程:
- 店主注意到他们的存货不多了.
- 店主创建一个采购订单，列出他们需要从供应商那里得到的东西, 以及他们会为此支付多少钱.
- 供应商回答“是”，因为他们可以提供这些物品，并接受订单.
- 供应商可以回答“不,如果缺货的话, 某项产品已停产, 或者订单有其他问题, 在这种情况下，采购订单被取消.
- 供应商履行订单并在约定的到期日交付物品.
- 供应商为所购买的物品开具发票或销售发票.
- 买方为商品付款，销售通过卖方的销售点系统进行处理.
买家还可以为特别大的出货量或经常性采购创建特殊订单. A 长期采购订单 允许购买者使用相同的PO号多次购买相同的产品. A 一揽子采购单 双方是否有约定在规定的期限内以规定的价格多次交货. 地毯式订单通常在关系密切的公司之间使用, 有时还会有折扣或其他奖励.
采购订单和发票的区别
因为采购订单和发票都是在卖方和买方之间交换的具有法律约束力的财务文件, 这两者经常被混淆并不奇怪. 这两者也有联系，因为采购订单经常用于创建发票, 作为购买商品及其价格的参考. 然而, 每个文档在购买过程的不同阶段使用, 它们也被不同的人使用.
以下是买家和卖家需要了解的一些差异:
采购订单
- 由买方创造
- 购买前创建
- 列出所需物品
- 包括建议的付款细节
发票
- 由卖方创造
- 购买后创建
- 确认发货
- 要求在特定日期付款
何时使用采购订单vs. 发票
A 采购订单 是否被买方用来下订单并发出 之前 交付.
An 发票 是由卖方使用发票软件发出的吗 后 订单被送达. 它规定了买方对所购货物所欠的金额和买方需要付款的日期.
如何创建采购订单
网上有大量的软件可以帮助你创建采购订单, 但你也可以使用简单的Word或Excel文档制作自己的订单表单! 以下是你需要包括的内容:
- 签发日期
- 所需产品+每种产品的数量
- 产品详细信息，包括SKU编号、型号编号和品牌名称
- 每件产品的价格
- 交货日期
- 订单数量
- 商业信息，包括
- 送货地址 & 帐单地址
- 公司名称
- 联系信息
- 付款条款，如“货到付款”或特定付款日期选项.
采购订单是什么样的?
最后, 采购订单看起来与发票非常相似, 这是这些术语经常被混淆的另一个原因吗. 在顶端, 你有每个公司的联系方式和详细信息, 加上订单号和日期. 下面通常是一张表格, 和产品一起, 量, details, 价格分别列出来. 在底部, 你要支付订单的总金额, 总价, 以及任何其他订单或付款条件, 并附有授权签名.
使用采购订单的好处
买方:
- 跟踪你的库存和购买历史
- 提前预定一定数量的货物
- 选择你需要的交货日期
- 你不必提前付款
卖方:
- 跟踪销售和重复订单
- 您可以使用PO来创建发票
- 承诺买方付款，给您法律保障
从采购订单开始
i博导官网希望本指南对您有所帮助, 这样你就能更好地理解什么是采购订单，以及它为什么如此重要. 如果使用得当, 采购订单可以帮助您跟踪您的供应需求，并为您的业务做出明智的财务决策. 这一点，与其他好的商业实践相结合，可以帮助你创造一条通往成功的道路! CBX Cloud允许零售商与供应商在一个有凝聚力的工作空间中协作，从设计和开发阶段一直跟踪产品, 到包装和运输产品. 如果您当前的流程是分散和孤立的，请查看CBX的情况 供应商管理软件 可能对你有益.
